Recrutement · Fiche de poste

Responsable de la Coordination

Secteur : Livraison express, transport de colis et logistique.

Intitulé du poste: Responsable de la Coordination
Département: Coordination et Exploitation
Supérieur hiérarchique: Directeur des Opérations / Directeur Général
Lieu de travail: Siège social et agences de l’entreprise
Type de poste: Coordination opérationnelle et administrative
Relations fonctionnelles: Responsables d’agences, Superviseur Régional, Superviseur des Opérations, service commercial, service client, service réclamations, service recouvrement et COD, GDS (Magasinier), chauffeurs, livreurs et agents de tri et de scan.

Mission principale

Le Responsable de la Coordination assure la coordination, le suivi et la circulation des informations entre les différents services et agences de l’entreprise afin de garantir le bon déroulement des opérations de livraison express.

Il veille à la bonne application des instructions de la Direction, au respect des procédures internes, à la transmission des informations opérationnelles et à la résolution rapide des difficultés rencontrées par les équipes.

Il assure le suivi des activités quotidiennes, centralise les rapports des agences, identifie les retards et les anomalies, coordonne les actions correctives avec les responsables concernés et rend compte régulièrement à la Direction.

Son objectif principal est d’améliorer la communication entre les services, de fluidifier les opérations et de contribuer au respect des délais et à la qualité du service rendu aux clients.

Missions et responsabilités principales

3.1.Coordination entre les agences

Assurer la liaison entre le siège et les différentes agences.
Centraliser les informations relatives aux activités quotidiennes des agences.
Transmettre les instructions et les décisions de la Direction aux responsables concernés.
Vérifier la réception et la prise en compte des consignes transmises.
Suivre l’exécution des actions demandées aux agences.
Coordonner les échanges entre les agences en cas de difficulté opérationnelle.
Identifier les problèmes nécessitant une intervention du siège.
Assurer le suivi des demandes urgentes.
Veiller à la transmission des informations dans les délais.
Faciliter la coopération entre les agences afin d’assurer la continuité des opérations.

3.2.Coordination des opérations de livraison express

Suivre le déroulement général des opérations de réception, de tri, de scan, de transfert et de livraison.
Coordonner les échanges entre les équipes opérationnelles.
Vérifier que les responsables disposent des informations nécessaires à l’exécution de leurs missions.
Suivre les retards opérationnels signalés par les agences.
Coordonner la résolution des blocages affectant le traitement des colis.
Veiller à la bonne transmission des informations relatives aux colis en attente.
Assurer le suivi des transferts entre agences avec les services concernés.
Identifier les dysfonctionnements récurrents dans le circuit des colis.
Alerter la Direction en cas de difficulté majeure.
Contribuer à l’amélioration de la fluidité des opérations.

3.3.Suivi des rapports et des indicateurs des agences

Collecter les rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels des agences.
Vérifier que les rapports sont transmis dans les délais définis.
Contrôler la cohérence des informations communiquées.
Centraliser les données relatives aux volumes de colis, aux livraisons, aux retours et aux anomalies.
Suivre les retards, les colis en souffrance et les problèmes opérationnels.
Préparer des tableaux de suivi consolidés.
Comparer les résultats des agences aux objectifs fixés par la Direction.
Identifier les écarts et demander des explications aux responsables concernés.
Transmettre des synthèses régulières à la Direction.
Assurer l’archivage des rapports et des documents de suivi.

3.4.Suivi et résolution des anomalies

Recevoir les signalements d’anomalies provenant des agences et des services.
Identifier le service responsable du traitement de chaque anomalie.
Transmettre les demandes aux personnes compétentes.
Suivre les actions engagées jusqu’à la résolution du problème.
Relancer les responsables lorsque les délais de traitement ne sont pas respectés.
Assurer la traçabilité des anomalies et des décisions prises.
Identifier les causes récurrentes des dysfonctionnements.
Proposer des mesures correctives adaptées.
Informer la Direction des problèmes non résolus ou présentant un risque important.
Vérifier que les actions correctives décidées ont été effectivement mises en œuvre.

3.5.Coordination entre les services internes

Assurer la communication entre le service commercial, l’exploitation, le service client et la comptabilité.
Faciliter la transmission des informations nécessaires au traitement des demandes clients.
Coordonner le suivi des dossiers nécessitant l’intervention de plusieurs services.
Veiller à ce que chaque demande soit transmise au bon interlocuteur.
Suivre les engagements pris par les services concernés.
Faciliter la résolution des problèmes de facturation, de livraison et de réclamation en collaboration avec les responsables compétents.
Coordonner les échanges concernant les reversements COD et les dossiers financiers nécessitant un suivi opérationnel.
Éviter les pertes d’informations et les doublons dans le traitement des demandes.
Organiser des points de coordination lorsque cela est nécessaire.
Informer la Direction des difficultés de collaboration entre les services.

3.6.Suivi des instructions de la Direction

Recevoir et diffuser les instructions de la Direction.
Identifier les responsables chargés de chaque action.
Définir, avec les responsables concernés, les délais de réalisation.
Mettre à jour un tableau de suivi des décisions et des actions.
Relancer les personnes responsables des actions en retard.
Vérifier la remontée des résultats et des justificatifs.
Préparer des comptes rendus sur l’état d’avancement des décisions.
Signaler les difficultés empêchant l’exécution des instructions.
Alerter la Direction en cas de non-respect répété des consignes.
Veiller à la bonne circulation des informations entre les niveaux hiérarchiques.

3.7.Suivi des performances et amélioration continue

Analyser les rapports transmis par les agences et les services.
Identifier les retards et les dysfonctionnements récurrents.
Comparer les performances des agences selon les indicateurs retenus.
Proposer des améliorations dans les méthodes de communication et de suivi.
Participer à la mise à jour des procédures de coordination.
Contribuer à la standardisation des rapports et des tableaux de bord.
Suivre l’application des mesures correctives.
Proposer des solutions pour réduire les délais de traitement des anomalies.
Participer aux réunions d’évaluation des performances.
Présenter à la Direction des propositions d’amélioration basées sur les données disponibles.

3.8.Organisation des réunions et communication interne

Préparer les réunions de coordination avec les responsables concernés.
Collecter les points à traiter avant les réunions.
Préparer les tableaux de suivi et les documents nécessaires.
Rédiger les comptes rendus de réunion.
Identifier les décisions prises, les responsables désignés et les délais convenus.
Diffuser les comptes rendus aux personnes concernées.
Assurer le suivi des actions décidées.
Faciliter la résolution des problèmes par une communication claire et professionnelle.
Veiller au respect des circuits de communication internes.
Préserver la confidentialité des informations échangées.

3.9.Gestion des urgences opérationnelles

Recevoir les alertes concernant les retards importants, les pannes, les blocages ou les incidents.
Évaluer le niveau d’urgence avec les responsables opérationnels.
Orienter l’information vers le service compétent.
Coordonner les échanges nécessaires à la résolution du problème.
Suivre l’évolution de la situation jusqu’au rétablissement normal des opérations.
Informer la Direction des incidents majeurs.
Veiller à la transmission des informations aux agences concernées.
Participer à l’organisation des solutions de remplacement lorsque cela relève de son périmètre.
Documenter les incidents et les mesures prises.
Préparer un compte rendu après les incidents importants.

3.10.Reporting à la Direction

Préparer un rapport quotidien de suivi des activités, selon les besoins de la Direction.
Présenter les anomalies opérationnelles majeures.
Établir une synthèse des retards et des actions en cours.
Suivre les résultats des différentes agences.
Présenter les dossiers non résolus et les points nécessitant une décision.
Préparer les rapports hebdomadaires et mensuels de coordination.
Proposer des actions correctives et préventives.
Assurer la fiabilité et la confidentialité des informations transmises.
Respecter les délais de reporting.
Fournir à la Direction une vision claire de la situation opérationnelle de l’entreprise.

Objectifs du poste

Le Responsable de la Coordination doit :

Assurer une circulation rapide et fiable des informations.
Améliorer la coordination entre les agences et les services.
Garantir le suivi des instructions de la Direction.
Réduire les retards dans le traitement des anomalies.
Assurer la transmission régulière des rapports.
Améliorer la visibilité sur les performances des agences.
Faciliter la résolution des problèmes opérationnels.
Renforcer la communication entre les équipes.
Assurer le suivi des actions correctives.
Contribuer à l’amélioration de la qualité de service et au respect des délais de livraison.

Indicateurs de performance (KPI)

Les performances du Responsable de la Coordination peuvent être évaluées à partir des indicateurs suivants :

A. Communication et transmission des informations

Taux de réception des rapports dans les délais.
Délai moyen de transmission des informations urgentes.
Nombre d’incidents liés à une mauvaise transmission d’information.

B. Suivi des actions

Taux d’actions réalisées dans les délais convenus.
Nombre d’actions en retard.
Nombre de dossiers en attente de suivi.

C. Gestion des anomalies

Nombre d’anomalies ouvertes et non résolues.
Délai moyen de résolution des anomalies suivies.
Taux de clôture des actions correctives.

D. Coordination des agences

Taux de conformité des rapports transmis.
Nombre de problèmes récurrents entre les agences.
Niveau de respect des procédures de communication.

E. Reporting et amélioration continue

Respect des délais de reporting.
Fiabilité des tableaux de bord.
Nombre d’améliorations mises en œuvre.
Taux de réalisation des décisions de coordination.

Les objectifs chiffrés sont définis par la Direction selon le nombre d’agences, le volume d’activité et l’organisation interne de l’entreprise.

Organisation du travail

1
Au début de la journée
- Prendre connaissance des consignes de la Direction.
- Consulter les rapports et les alertes des agences.
- Identifier les urgences opérationnelles.
- Mettre à jour le tableau de suivi des actions.
- Définir les priorités de coordination de la journée.
2
Pendant la journée
- Assurer les échanges avec les agences et les services.
- Suivre les opérations et les anomalies signalées.
- Relancer les responsables concernés.
- Coordonner la résolution des problèmes.
- Mettre à jour les tableaux de bord.
- Informer la Direction des situations importantes.
- Vérifier l’avancement des actions en cours.
3
À la fin de la journée
- Consolider les informations reçues.
- Mettre à jour les dossiers en cours.
- Identifier les actions non terminées.
- Préparer une synthèse des activités et des anomalies importantes.
- Transmettre le rapport quotidien à la Direction, selon la procédure.
- Préparer les priorités de suivi pour le lendemain.

Profil et compétences requises

Formation

Formation en gestion, logistique, transport, administration ou management.
Une formation en organisation et pilotage des opérations constitue un avantage.

Expérience professionnelle

Expérience en coordination, suivi opérationnel ou gestion administrative souhaitée.
Une expérience dans le transport, la logistique ou la livraison express constitue un avantage.
Une expérience de collaboration avec plusieurs agences ou services est appréciée.

Compétences techniques

Bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques.
Capacité à préparer des tableaux de bord et des rapports.
Bonne capacité d’analyse et de synthèse.
Maîtrise des outils de communication professionnelle.
Capacité à suivre plusieurs dossiers simultanément.
Connaissance des processus de livraison express et de logistique.
Capacité à identifier les anomalies et à suivre les actions correctives.

Qualités personnelles

Sens de l’organisation
Rigueur et réactivité
Esprit d’analyse
Bon relationnel
Communication claire
Sens des responsabilités
Diplomatie et fermeté
Gestion des priorités
Esprit d’équipe
Discrétion et confidentialité

Autorité et limites de responsabilité

Dans le cadre de ses fonctions et des délégations accordées, il est autorisé à :

Demander les rapports et les informations nécessaires aux responsables concernés.
Transmettre les instructions validées par la Direction.
Relancer les responsables pour le suivi des actions.
Organiser les réunions de coordination autorisées.
Consolider les informations et préparer les rapports.
Proposer des actions correctives.
Alerter la Direction sur les anomalies et les retards importants.

Il ne peut pas, sans autorisation :

Modifier les procédures de l’entreprise de sa propre initiative.
Prendre des décisions financières hors de ses délégations.
Modifier les responsabilités hiérarchiques des collaborateurs.
Engager des dépenses non autorisées.
Modifier les données opérationnelles sans justification et validation.
Prendre des décisions disciplinaires sans habilitation.
Communiquer des informations confidentielles à des personnes non autorisées.

Documents et outils de travail

Le Responsable de la Coordination utilise notamment :

Les rapports quotidiens des agences.
Les tableaux de suivi des opérations.
Le tableau des anomalies et des actions correctives.
Le tableau de suivi des instructions de la Direction.
Les tableaux de bord des performances.
Les comptes rendus de réunions.
Les rapports de livraison, de retour et de transfert.
Les outils de suivi des colis.
Les logiciels de gestion et de communication de l’entreprise.
Les rapports d’incidents et les documents de suivi des réclamations.

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Le Responsable de la Coordination est placé sous l’autorité du Directeur des Opérations ou du Directeur Général, selon l’organigramme de l’entreprise.

Il travaille en étroite collaboration avec les responsables d’agences, les superviseurs, le service commercial, le service client, le service réclamations, le service recouvrement et COD, les équipes de transport et les équipes de traitement des colis.

Il assure la liaison entre les différents services et veille à la transmission des informations, au suivi des décisions et à la résolution des problèmes opérationnels.

Évaluation du titulaire du poste

Le titulaire du poste est évalué périodiquement sur la qualité de la coordination, la fiabilité des informations transmises, le respect des délais de reporting, le suivi des actions, la résolution des anomalies et l’efficacité de la communication entre les agences et les services.

L’évaluation prend également en compte sa capacité à anticiper les difficultés, à organiser les priorités et à proposer des améliorations concrètes au fonctionnement de l’entreprise.

Évolution des missions et dispositions finales

La présente fiche de poste définit les principales missions et responsabilités du Responsable de la Coordination. Toutefois, cette liste n’est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins organisationnels, des orientations stratégiques et des exigences opérationnelles de l’entreprise.

Dans le cadre de l’évolution des activités, de la réorganisation des services, de la mise en place de nouvelles procédures ou de l’amélioration des processus internes, la Direction se réserve le droit de modifier, d’adapter, de compléter ou de réorganiser les tâches et responsabilités confiées au titulaire du poste, lorsque cela est nécessaire pour assurer une coordination efficace entre les différents services et garantir la continuité des activités de l’entreprise.

Le Responsable de la Coordination s’engage à faire preuve de rigueur, d’organisation, de réactivité, de polyvalence et de capacité d’adaptation. Il est tenu d’assurer le suivi des activités, de faciliter la circulation des informations, de coordonner les interventions des différents services, de veiller au respect des délais et des procédures internes, ainsi que de contribuer à la résolution des difficultés opérationnelles. Il doit également exécuter les missions complémentaires confiées par sa hiérarchie, dans la mesure où elles sont compatibles avec ses compétences, sa fonction et les dispositions légales et réglementaires applicables.

Toute évolution significative des missions sera communiquée au titulaire du poste et, lorsque cela est nécessaire, formalisée conformément aux procédures internes et aux dispositions légales applicables.

Le Responsable de la Coordination s’engage à respecter les procédures internes, les instructions de la Direction, les règles de confidentialité et les circuits de communication définis par l’entreprise.

Il contribue à la fluidité des opérations, à la coordination des équipes et à l’amélioration continue de la qualité de service dans l’ensemble du réseau de livraison express.

La présente fiche de poste peut être adaptée selon le nombre d’agences, l’organisation hiérarchique et les responsabilités attribuées au poste.

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